Estandarización del proceso INVOICE tracking en INTEL FLEX en el primer cuatrimestre del 2023.

Abstract

Intel es una empresa conocida en el ámbito tecnológico que se destaca por su liderazgo en la industria. Su principal enfoque se centra en el desarrollo y la fabricación de semiconductores. Sin embargo, además de esta actividad central, Intel cuenta con divisiones internas que ofrecen servicios corporativos en diversos campos, como finanzas, recursos humanos, adquisiciones, ventas y tecnología de la información. Dentro de Intel, se encuentra un departamento conocido como "Flex OMS" cuyo propósito principal es brindar apoyo y asistencia a las unidades de negocio. Sus responsabilidades abarcan desde la elaboración de planes de trabajo hasta la creación de órdenes de compra y la gestión de facturas (invoice tracking). El objetivo general del proyecto se basa en diseñar un proceso estándar mediante el uso de la metodología DMAIC para disminuir el tiempo de tarea de invoice tracking en un 50% en los proyectos de Intel Flex OMS. Actualmente llevar a cabo la tarea genera una gran carga de trabajo para los Project Managers, convirtiéndose en un problema para la organización. El tiempo del proceso es sumamente alto, con un tiempo promedio de realización de 6.22 horas, esto equivale a casi una jornada diaria de trabajo, lo cual tiene que realizarse de forma semanal junto a otras tareas del día a día. Existen 3 causas principales que ocasionan problema: lentitud de los sistemas para cargar datos, gran cantidad de cálculos manuales y que no existen manuales del proceso. La propuesta de mejora del proceso invoice tracking busca optimizar la gestión de las facturas de los proveedores que llegan a Intel. Para ello, se plantea la creación de un reporte que recoja la información más relevante relacionada con las órdenes de compra. Este reporte será alimentado por una plataforma financiera externa que contiene todas las facturas enviadas por los proveedores. De esta forma, se podrá tener una visión clara y actualizada de todo el proceso de facturación. Así mismo, se propone la creación de un manual de proceso, el cual garantiza que cada paso se realice de forma correcta. Este documento contiene todos los requisitos y pasos necesarios, lo cual permite a todas las personas involucradas comprender claramente lo que se espera de ellas y cómo deben llevar a cabo sus tareas. Con la implementación de la propuesta se logró disminuir el tiempo de tarea en un 99.55%, superando el 50% planteado al inicio del proyecto. De igual manera, la implementación de la mejora generó un ahorro de 178,874.95 colones mensuales al proceso, siendo esta una reducción del 99.55% del costo